Zasady archiwizacji dokumentów - bezpieczne przechowywanie akt

Profesjonalna archiwizacja dokumentów

Żeby archiwum prawidłowo pełniło swoją funkcję, musi być bardzo dokładnie uporządkowane. Dlatego już na samym początku konieczne jest stworzenie czytelnego systemu, który pozwoli na ułożenie dokumentów w zrozumiały dla każdego sposób. Powinny być one łatwe do odnalezienia dla wszystkich pracowników, niezależnie od tego, jakie posiadają kwalifikacje. Archiwizacja dokumentów z naszą firmą jest nieocenionym wsparciem w prowadzeniu biznesu. Procedura, według której postępują nasi pracownicy jest czytelna. Akta są na początku kwalifikowane do kategorii A lub B, następnie zaś dokumentacja jest opracowywana poprzez przyporządkowanie do określonej grupy rzeczowej. Kolejnym krokiem jest jej porządkowanie w segregatory, pudełka lub teczki. Wszystkie akta są następnie dokładnie oznaczane, co umożliwia łatwe odnalezienie poszukiwanych informacji, kiedy nadarzy się taka potrzeba. Pomożemy również w wytypowaniu dokumentacji przeznaczonej do utylizacji, a także jej zniszczeniu zgodnie z normą DIN 66399. Archiwizowanie dokumentów przez naszą firmę pozwoli Państwu oszczędzić czas i przestrzeń w biurze.

W jaki sposób przechowywane są akta?

Warto także rozważyć skorzystanie z usługi przechowywania akt poza siedzibą firmy w archiwum zewnętrznym. Takie rozwiązanie ma wiele zalet. Gwarantuje między innymi, że wszystko się będzie odbywało zgodnie z przepisami, w tym RODO. Dokumenty przechowywane są w odpowiednich warunkach, nie ma więc obaw, że ulegną zniszczeniu. W pomieszczeniach panuje prawidłowa temperatura. Budynki są dobrze chronione przed ewentualnym przedostaniem się do środka osób niepowołanych. Dostęp do nich wymaga autoryzacji. Wszystkie pojazdy, które są wpuszczane na teren archiwum muszą przedostać się przez system śluz. Oprócz tego prowadzony jest również wideomonitoring obiektów.  Personel, który sprawuje pieczę nad aktami posiada zaświadczenie o niekaralności, a jego pracę nadzoruje pełnomocnik ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa. Po zeskanowaniu dokumentów, są one również dostępne online. Taka formuła umożliwia ich wygodne przeszukiwanie z dowolnego miejsca. Warto zdecydować się na przechowywanie akt z naszą firmą, ponieważ znacząco ułatwia to prowadzenie biznesu i pozwala na skoncentrowanie się na kluczowych aspektach prowadzonej działalności.