R E K L A M A
Pochmurno 10.7

Zasady archiwizacji dokumentów - bezpieczne przechowywanie akt

Autor: Partner 22 Wrzesień 2023 przeczytasz w ok. 2 min.
MATERIAف SPONSOROWANY
Zasady archiwizacji dokumentów - bezpieczne przechowywanie akt
© partner
(0) | Czytano:
1,912 razy | przeczytasz w ok. 2 min.

W wielu branżach przechowywanie dokumentów przez określony czas jest konieczne ze względu na obowiązujące przepisy prawne. Często są to bardzo duże ilości informacji, które zarchiwizowane w nieumiejętny sposób mogą być trudne do odszukania. Aby uniknąć niepotrzebnych problemów, najlepszym rozwiązaniem jest zwrócenie się do profesjonalnej firmy, która ma wypracowane skuteczne procedury i może zagwarantować pełne bezpieczeństwo przechowywania poufnych informacji. Dzięki powierzeniu takich zadań innym osobom możliwe jest skupienie się na najważniejszych aspektach prowadzonej działalności i zachowanie pełnego spokoju umysłu.

R E K L A M A
0
Czytano:
1,912 razy
Udostępnij

Profesjonalna archiwizacja dokumentów

Żeby archiwum prawidłowo pełniło swoją funkcję, musi być bardzo dokładnie uporządkowane. Dlatego już na samym początku konieczne jest stworzenie czytelnego systemu, który pozwoli na ułożenie dokumentów w zrozumiały dla każdego sposób. Powinny być one łatwe do odnalezienia dla wszystkich pracowników, niezależnie od tego, jakie posiadają kwalifikacje. Archiwizacja dokumentów z naszą firmą jest nieocenionym wsparciem w prowadzeniu biznesu. Procedura, według której postępują nasi pracownicy jest czytelna. Akta są na początku kwalifikowane do kategorii A lub B, następnie zaś dokumentacja jest opracowywana poprzez przyporządkowanie do określonej grupy rzeczowej. Kolejnym krokiem jest jej porządkowanie w segregatory, pudełka lub teczki. Wszystkie akta są następnie dokładnie oznaczane, co umożliwia łatwe odnalezienie poszukiwanych informacji, kiedy nadarzy się taka potrzeba. Pomożemy również w wytypowaniu dokumentacji przeznaczonej do utylizacji, a także jej zniszczeniu zgodnie z normą DIN 66399. Archiwizowanie dokumentów przez naszą firmę pozwoli Państwu oszczędzić czas i przestrzeń w biurze.

W jaki sposób przechowywane są akta?

Warto także rozważyć skorzystanie z usługi przechowywania akt poza siedzibą firmy w archiwum zewnętrznym. Takie rozwiązanie ma wiele zalet. Gwarantuje między innymi, że wszystko się będzie odbywało zgodnie z przepisami, w tym RODO. Dokumenty przechowywane są w odpowiednich warunkach, nie ma więc obaw, że ulegną zniszczeniu. W pomieszczeniach panuje prawidłowa temperatura. Budynki są dobrze chronione przed ewentualnym przedostaniem się do środka osób niepowołanych. Dostęp do nich wymaga autoryzacji. Wszystkie pojazdy, które są wpuszczane na teren archiwum muszą przedostać się przez system śluz. Oprócz tego prowadzony jest również wideomonitoring obiektów.  Personel, który sprawuje pieczę nad aktami posiada zaświadczenie o niekaralności, a jego pracę nadzoruje pełnomocnik ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa. Po zeskanowaniu dokumentów, są one również dostępne online. Taka formuła umożliwia ich wygodne przeszukiwanie z dowolnego miejsca. Warto zdecydować się na przechowywanie akt z naszą firmą, ponieważ znacząco ułatwia to prowadzenie biznesu i pozwala na skoncentrowanie się na kluczowych aspektach prowadzonej działalności.

 

Oceń artykuł

0%
0%
0%
0%
0%
0%
Oddanych głosów: 0
Komentarze (0)
dodając komentarz akceptujesz regulamin. Pamiętaj o wzajemnym szacunku! HejtSTOP
Miasto Koło
Wielka Sobota- dzień ciszy, adoracji i święcenia pokarmów. Sprawdź godziny święceń w kolskich parafiach
1 minutę temu 229

Wielka Sobota- dzień ciszy, adoracji i święcenia pokarmów. Sprawdź godziny święceń w kolskich parafiach

Gmina Kościelec
Wielkanocne życzenia Wójta Gminy Kościelec
14 godziny temu 289

Wielkanocne życzenia Wójta Gminy Kościelec

Powiat Kolski
Międzynarodowy Dzień Ochrony Zabytków
15 godziny temu 446

Międzynarodowy Dzień Ochrony Zabytków

Powiat Kolski
Wielki Piątek: Głęboka Refleksja przy Liturgii Męki Pańskiej
16 godziny temu 1,710

Wielki Piątek: Głęboka Refleksja przy Liturgii Męki Pańskiej

Inne
Trwa dobra passa zawodników Oyama Karate!
16
17 godziny temu 1,728

Trwa dobra passa zawodników Oyama Karate!

Miasto Koło
Na kogo oddasz swój głos w wyborach prezydenckich? Weź udział w sondażu
18 godziny temu 6,709

Na kogo oddasz swój głos w wyborach prezydenckich? Weź udział w sondażu