Pełna kontrola nad dokumentacją - od archiwizacji po bezpieczne niszczenie

Dlaczego dokumenty w archiwum wymagają kontroli?

Archiwizacja dokumentów nie jest procesem, który wieńczy ich cykl życia. Dzieje się to dopiero w momencie prawidłowe zniszczenia, które skutkuje trwałym usunięciem danych. Do tego czasu akta wymagają stałego monitorowania. Po pierwsze dlatego, że trzeba je zabezpieczyć przed nieautoryzowanym dostępem. W tym celu co pewien czas zmieniamy hasła czy szyfry w przypadku dokumentacji elektronicznej. Po drugie, dokumenty być może będą nam w przyszłości potrzebne, dlatego muszą być zachowane w stanie idealnym. Więcej o tym, jak postępować z dokumentacją papierową, która narażona jest na działanie czynników zewnętrznych, przeczytasz tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/.

Jak sprawować kontrolę nad dokumentami?

Aby zachować kontrolę nad dokumentacją przechowywaną w archiwum, nie musisz co chwilę do niego zaglądać. Wystarczy, że wdrożysz zasady archiwizacji, takie jak zachowanie optymalnej temperatury w pomieszczeniu czy prawidłowe opisywanie teczek. Jak przechowywać akta zgodnie z przepisami? Sprawdź na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/. Jeśli chodzi o dane elektroniczne, to ich kontrola obejmuje przynajmniej:

• regularną zmianę haseł,

• aktualizację dostępu dla wybranych osób,

• tworzenie kopii zapasowych.

Od archiwizacji do niszczenia - jak kontrolować dokumenty?

Kontrola dokumentów w archiwum to nie wszystko. Ważne jest także przestrzeganie zasad bezpieczeństwa w procesie zarówno transportu, jak i niszczenia dokumentów. Jeśli utylizacja odbywa się poza siedzibą firmy, akta trzeba zapakować w taki sposób, aby nie doszło do ich zagubienia czy kradzieży. Natomiast bezpieczne niszczenie dokumentów, o którym więcej dowiesz się na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/, wymaga korzystania z nowoczesnych sprzętów dostosowanych do utylizacji danych osobowych i innych chronionych prawnie. Papier musi zostać pocięty na drobne części, których złożenie nie będzie możliwe. Zatem kontroli podlega nie tylko sam proces niszczenia, ale także sprzęt, jakiego używasz. Jeśli nie dysponujesz wysokiej klasy niszczarką, możesz powierzyć dokumenty firmie zewnętrznej, która posiada w swoich zasobach zaawansowane technicznie urządzenia.