Pełna kontrola nad dokumentacją - od archiwizacji po bezpieczne niszczenie

Dlaczego dokumenty w archiwum wymagają kontroli?

Archiwizacja dokumentów nie jest procesem, który wieńczy ich cykl życia. Dzieje się to dopiero w momencie prawidłowe zniszczenia oraz utylizacji. Dopiero wtedy możemy mówić o trwałym usunięciem zawartych w dokumentach danych. Do tego jednak czasu akta wymagają stałego monitorowania.

Dlaczego jest to wymagane? Po pierwsze dlatego, że trzeba je zabezpieczyć przed nieautoryzowanym dostępem. W tym celu dokumenty papierowe muszą być przechowywane w odpowiednich, bezpiecznych pudłach, a w przypadku serwerów cyfrowych należy stale aktualizować hasła dostępu. Po drugie, dokumenty być może będą nam w przyszłości potrzebne, dlatego muszą być zachowane w stanie idealnym. Więcej o tym, jak postępować z dokumentacją papierową,  przeczytasz tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/.

Jak sprawować kontrolę nad dokumentami?

Aby zachować kontrolę nad dokumentacją przechowywaną w archiwum, nie musisz co chwilę do niego zaglądać. Wiele firm zleca cały ten proces zewnętrznym podmiotom. Wszystko dlatego, że w odróżnieniu od Twojej firmy specjaliści dysponują dedykowanymi warunkami, które pozwalają nie tylko na bezpieczne przechowywanie dokumentów, ale także na zachowanie wszelkich wymogów prawnych. O tak prowadzonym przechowywaniu dokumentów możesz przeczytać więcej na: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/.

Jeśli chodzi o dane elektroniczne, to ich kontrola obejmuje przynajmniej:

• regularną zmianę haseł,
• aktualizację dostępu dla wybranych osób,
• tworzenie kopii zapasowych.

Ten proces także z powodzeniem możesz oddelegować zewnętrznej firmie.

Od archiwizacji do niszczenia — jak kontrolować dokumenty?

Kontrola dokumentów w archiwum to nie wszystko. Ważne jest także przestrzeganie zasad bezpieczeństwa w procesie zarówno transportu, jak i niszczenia dokumentów. Jeśli utylizacja odbywa się poza siedzibą firmy, akta trzeba zapakować w taki sposób, aby nie doszło do ich zagubienia czy kradzieży. Natomiast bezpieczne niszczenie dokumentów, o którym więcej dowiesz się na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/, wymaga korzystania z nowoczesnych sprzętów dostosowanych do utylizacji danych osobowych i innych chronionych prawnie. Wszystkim tym również zajmują się firmy specjalistyczne. Nie musisz  dysponować wysokiej klasy niszczarką, możesz powierzyć dokumenty firmie zewnętrznej, która posiada w swoich zasobach zaawansowane technicznie urządzenia.