Co zyskasz dzięki KSeF?

Co to jest KSeF?

Za skrótem KSeF stoi Krajowy System e-Faktur. To stworzony przez Ministerstwo Finansów polski system, który jest przeznaczony do rejestrowania, odbioru oraz przechowywania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Czym charakteryzują się takie dokumenty?

• Stanowią odmianę faktury elektronicznej, której struktura musi odpowiadać ustandaryzowanej specyfikacji.
• Mają postać ustrukturyzowanej wiadomości XML.
• Są oznaczane w KSeF indywidualnymi numerami, które stanowią ich identyfikatory.
• Mogą być przetwarzane automatycznie – w bezbłędny i bezpieczny sposób, w ramach systemu KSeF.

Kto może korzystać z KSeF?

Krajowy System e-Faktur będzie już wkrótce obowiązkowy dla wszystkich polskich przedsiębiorstw oraz instytucji. Obejmie zatem:

• podatników wystawiających faktury;
• podmioty określone przez podatników, a zatem np. biura rachunkowe;
• organy administracyjne i organy ścigania.

Jednym słowem każda krajowa faktura będzie musiała być zarejestrowana w KSeF.

Warto przy tym podkreślić, że obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur nie obejmie firm zagranicznych, nawet tych, które są zarejestrowane w Polsce dla celów VAT. One będą wystawiać dokumenty rozliczeniowe na zasadach obowiązujących obecnie.

Co daje wdrożenie KSeF?

Czy wiesz, że możesz już teraz skorzystać z funkcjonalności KSeF? Obecnie w Polsce w ramach Krajowego Systemu e-Faktur jest wystawianych ok. 1 milion faktur każdego dnia! Nie bez powodu! Lista korzyści wynikających z wdrożenia tego rozwiązania jest długa. Oto te najważniejsze.

Szybszy zwrot podatku VAT

Korzystający z KSeF mogą liczyć na przyspieszenie procedur o 20 dni w porównaniu do standardowego trybu. To może się przełożyć na poprawę płynności finansowej.

Uproszczenie przepisów dotyczących fakturowania

Wdrożenie KSeF eliminuje noty korygujące, faktury RR czy proforma. System staje się ujednolicony, a wystawianie prawidłowego dokumenty rozliczeniowego – prostsze.

Wyższe bezpieczeństwo przechowywania faktur

Faktury ustrukturyzowane trafiają do rządowego, cyfrowego archiwum. To gwarantuje, że nie ulegną zniszczeniu ani nie zaginą, a sięgnięcie po nie – np. w razie audytu czy kontroli – staje się proste. Nie ma też konieczności wystawiania duplikatów – cyfrowa wersja każdego dokumentu jest stale dostępna.

Standaryzacja wzajemnych rozliczeń

Faktura ustrukturyzowana jest ujednolicona – każda ma taki sam układ prezentowania danych oraz zakres informacji. Dzięki temu łatwiej jest odnaleźć się w rozliczeniach, a także zaksięgować dokumenty.

Niezawodność przekazania faktury do kontrahenta

W ramach KSeF przetwarzanie i wysyłka faktur ustrukturyzowanych odbywa się automatycznie, a Ty zyskujesz pewność, że każda z nich trafi do adresata. Zapominasz więc o problemach związanych np. z przesłaniem dokumentów na niewłaściwy adres e-mail czy zapchaną skrzynką elektroniczną.

Mniej formalności przy rozliczeniach i archiwizacji

Podmioty korzystające z KSeF są zwolnione z obowiązku przesyłania pliku JPK_FA – dane, które byłyby w nim zawarte, trafiają do organów podatkowych automatycznie. Firmy, które wdrożą Krajowy System e-Faktur nie są też zobowiązane do archiwizacji przetworzonych w nim dokumentów rozliczeniowych. Będą one zachowane do wglądu przez ustawowy okres 10 lat.

Jak zatem widać, dobrze już teraz pomyśleć o KSeF – system można wdrożyć ze sprawdzonym partnerem, np. EDITEL. Warto więc porozmawiać z ekspertami i przygotować się na zmiany w fakturowaniu, zanim nowy system stanie się obowiązkowy.

foto: partner